Проектный кейс АО «Гознак» Создание ИС планирования и учета персонала, затрат на персонал и расчета заработной платы

Создание ИС планирования и учета персонала, затрат на персонал и расчета заработной платы

Цели проекта

Система планирования и учета персонала, учета затрат на персонал и расчета заработной платы на платформе «1С:Предприятие» (АС УП) разрабатывалась с целью решения следующих задач:

1. Унификация и оптимизация кадрового учета, расчета заработной платы и управления персоналом.
2. Автоматизация процессов управления охраной труда, планированием ФОТ и др.
3. Внедрение кадрового электронного документооборота и личного кабинета сотрудника.
4. Оперативная поддержка соответствия изменениями законодательства.
5. Сквозная автоматизация HR-процессов (подбор, обучение, адаптация) на базе единой системы.
6. Централизованное хранение всех кадровых данных в одной базе.
7. Интеграция с другими информационными системами Организации.

Ситуация до внедрения

АО «Гознак» — предприятие с более чем двухвековой историей, один из ключевых игроков на международном рынке защищенной продукции и сопутствующих сервисов на физических (бумажных) носителях и в цифровой среде.

Указом Президента Российской Федерации от 10.09.2016 № 470 АО «Гознак» внесено в перечень стратегических акционерных обществ.

Производственные мощности позволяют ежегодно производить тысячи тонн защищенной банкнотной бумаги, миллиарды экземпляров банкнот и монет, десятки миллионов паспортов, десятки миллиардов экземпляров различных акцизных и специальных, а также почтовых марок, стабильно обеспечивая потребность государства и иностранных партнеров в выпуске банкнот, монет, наградной и медальной продукции.

АО «Гознак» также занимается разработкой цифровых продуктов и развитием центров обработки данных, предоставляющих комплекс услуг как по размещению оборудования заказчиков, так и по выделению вычислительных ресурсов для развертывания информационных систем.

Изначально в качестве автоматизированной системы ведения кадрового учета и расчета заработной платы в компании применялась система, которая была ориентирована преимущественно на задачи кадрового делопроизводства, что накладывало определенные ограничения. В частности, эффективность решения задач управления персоналом была ограничена тем, что существовало одновременно две разрозненные системы для учета кадров и расчета заработной платы.

Старая система обладала неоптимальной структурой данных, часть информации приходилось загружать вручную, возникали проблемы с техподдержкой, существовали ограничения для адаптации под изменяющиеся требования времени.

Кроме того, на тот момент не были охвачены автоматизацией такие значимые для компании процессы, как подбор, обучение, адаптация и развитие персонала, охрана труда, планирование ФОТ, электронный документооборот и другие задачи, что определило вектор последующего развития системы.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность решения заключается в том, что в процессе внедрения программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» удалось совместить решение двух задач: с одной стороны, автоматизировать новые процессы, такие как подбор, обучение, адаптация персонала, охрана труда, планирование ФОТ, а с другой — сохранить и перенести на новую платформу ранее автоматизированные процессы, с размещением в единой информационной системе.

Таким образом, в ходе реализации проекта была обеспечена преемственность и масштабируемость, заложены основы для дальнейшего развития информационной системы, охватывающей все подразделения АО «Гознак».

Публикации о проекте

• Автоматизация расчета заработной платы и процессов по управлению персоналом на базе программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» в АО «Гознак»

Дополнительная информация к описанию проекта

При выборе поставщика услуг основное внимание уделялось наличию успешного опыта разработки и внедрения корпоративных информационных систем для решения широкого спектра задач управления персоналом на платформе «1С:Предприятие». Достаточно высокий уровень компетенций, квалификация и профессиональные знания специалистов компании «Аксиома-Софт» в области управленческого консалтинга и автоматизации, наряду с комплексным подходом и предложенными современными техническими решениями к реализации проекта дали основания для выбора именно этой компании в качестве исполнителя.

Для реализации проекта была сформирована команда из специалистов предприятия «Гознак» и компании «Аксиома-Софт». Продуманное планирование, четкая постановка задач, грамотное распределение обязанностей, постоянное взаимодействие членов проектной команды послужили основой успешной реализации проекта. Возникавшие в процессе выполнения работ проблемы решались в оперативном порядке. В результате плодотворной совместной работы всех участников проекта все поставленные цели были достигнуты.

Результаты проекта

В ходе реализации проекта, была создана единая комплексная Система, в которой успешно автоматизированы следующие функции:

• Кадровый учет;
• Учет рабочего времени;
• Расчет заработной платы;
• Планирование ФОТ;
• Подбор персонала;
• Адаптация персонала;
• Оценка и развитие персонала;
• Аттестация;
• Обучение персонала;
• Охрана труда;
• Кадровый электронный архив и база уволенных работников;
• Воинский учёт;
• Табельный учет;
• Штатное расписание;
• Формирование нарядов;
• Мотивация;
• Регламентированная отчетность.

Реализация проекта позволила решить все поставленные задачи, в том числе:

• достигнут высокий уровень цифровизации процессов кадрового учета, расчета заработной платы и управления персоналом, охраны труда, планирования ФОТ и пр.;
• реализована сквозная автоматизация процессов подбора, адаптации и развития персонала;
• создана инфраструктура централизованного хранения всех кадровых данных в одной базе;
• внедрена система электронного документооборота (КЭДО) и личный кабинет сотрудников;
• обеспечена интеграция с информационными системами компании;
• созданы условия для масштабирования и оперативного обновления системы.

Точный подсчёт количественных и финансовых показателей экономического эффекта от внедрения Системы не производился ввиду трудоемкости оценки: масштаб реализованных изменений (значительное число охваченных бизнес-процессов в десяти территориально распределенных филиалах) делает детальный расчет ресурсозатратным. Тем не менее, на основании имеющегося опыта эксплуатации можно дать приблизительную оценку экономического эффекта от внедрения Системы.

1. Во-первых, внедрение программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» позволило сократить трудозатраты и расходы на выполнение основных операций подбора и учета кадров, учета рабочего времени, расчета зарплаты, что в рамках всего предприятия оборачивается большой экономией ресурсов.
2. Во-вторых, создание единой информационной Системы создало условия для более быстрого получения управленческой и регламентированной отчетности, что в целом повышает прозрачность учета и оперативность управления компанией.

Внедренные программные продукты

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП:

• Подбор персонала
• Адаптация персонала
• Оценка и развитие персонала
• Аттестация
• Обучение персонала
• Охрана труда
• Кадровый учёт
• Кадровый электронный архив и база уволенных работников
• Воинский учёт
• Табельный учёт
• Штатное расписание
• Формирование нарядов
• Мотивация
• Расчет заработной платы
• Планирование ФОТ
• Сервис 1С:Кабинет сотрудника

Архитектура решения и масштаб проекта

Целевой ИТ-ландшафт проекта предполагает включение в себя следующих программных продуктов:

• «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП»
• «1С:Документооборот»
• «1С:Кабинет сотрудника»
• «1С:Архив».

Масштаб проекта охватывает 11 подразделений АО «Гознак:

• Дирекция
• Московская печатная фабрика
• Пермская печатная фабрика
• Московская типография Гознака
• Санкт-Петербургская бумажная фабрика
• Краснокамская бумажная фабрика
• Московский монетный двор
• Санкт-Петербургский монетный двор
• Научно-исследовательский институт
• Центр информационных технологий в сфере общественных финансов (ЦИТ «Госфинансы»)
• Центральноазиатский филиал — филиал акционерного общества «Гознак»