Проектный кейс АО «Зарубежнефть» Автоматизация взаимодействия сотрудников и кадровых служб на основе электронного документооборота

Автоматизация взаимодействия сотрудников и кадровых служб на основе электронного документооборота

Цели проекта

Внедрение «1С:Кабинет сотрудника» обеспечивает перевод кадрового документооборота в электронный вид (КЭДО), создание единого инструмента взаимодействия работников с кадровыми службами, а также реализация электронного подписания документов.

Цели проекта внедрение КЭДО:

• повышение управляемости кадровых бизнес-процессов;
• повышение эффективности работы всех участников кадровых бизнес-процессов;
• соблюдение трудового законодательства и подготовка к возможному переходу всех работодателей на КЭДО по закону;
• повышение точности кадрового учета за счет исключения «человеческого фактора»;
• укрепление репутации компании как технологичного работодателя и HR-бренда.

Ситуация до внедрения

«Зарубежнефть» — российская нефтегазовая компания, имеющая богатую историю и уникальный опыт по разработке нефтегазовых месторождений.

Внедрение системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) осуществлено в рамках соответствия политики развития компании. Основные направления деятельности «Зарубежнефть» в области цифровизации:

• формирование нового подхода к управлению данными,
• обеспечение модернизации бизнес-процессов,
• создание цифровой экосистемы компании,
• внедрение цифровых технологий и платформенных решений.

Создание системы взаимодействия сотрудников и кадровых служб является органичным продолжением программы организационного развития, продуманным решением для повышения эффективности работы кадровых служб и решения вопросов, непосредственно касающихся каждого сотрудника компании. Внедрение КЭДО должно помочь избежать таких негативных факторов, как:

• потери времени, как сотрудников, так и HR-специалистов, на выполнение стандартных, рутинных процедур, например, оформление различных заявок, договоров, справок;
• значительная доля ручного труда отдела кадров и бухгалтерии и связанные с этим издержки — повышенные трудозатраты, возможность появления ошибок и т.д.;
• риски, связанные с защитой персональных данных, возможными нарушениями требований законодательства вследствие «человеческого фактора» и т.д.

Уникальность и инновационность проекта

При переводе кадрового документооборота в электронный вид пришлось встретиться и преодолеть следующие вызовы и риски, усложнявшие старт проекта:

• Внедрение и разработка исключительно в закрытом контуре — это один из первых в РФ опыт подобного внедрения;
• Отсутствие коммерческой версии решения к началу внедрения и выход в ходе проекта коммерческой версии с измененной структурой решения;
• Регулярные обновления 1С:ЗУП, что приводило к несоответствию версий и необходимостью затрачивать дополнительное время на подготовку и тестирование;
• Малая команда — проект был реализован командой 12 человек против масштабной и чувствительной задачи.

Благодаря слаженной работе проектной команды все трудности удалось преодолеть. Достигнуты поставленные цели. Добились положительного результата благодаря тому, что:

• было выработано собственное решение («универсальный процесс»);
• разработка решения была начата на основе бета-версии;
• после выхода коммерческого решения для сближения версий были выполнены повторные работы;
• реализовано пошаговое планирование, которое четко соблюдалось;
• обновления были включены как неотъемлемая часть проектного процесса;
• выполнено четкое закрепление ролей.

В процессе внедрения Системы создана уникальная система, поддерживающая использование личного кабинета для каждого сотрудника, интегрированная с системой на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» и другими информационными системами предприятия.

Преимущества, которые обеспечивает система кадрового электронного документооборота на базе «1С:Кабинет сотрудника»:

• экономия времени благодаря тому, что информация автоматически вносится в систему напрямую из заявления сотрудника, ее не приходится повторно вводить вручную;
• уменьшение вероятности возникновения ошибок, которые могут возникать при ручном переносе данных из заявления сотрудника;
• более удобное и простое взаимодействие с сотрудниками, установление прозрачных взаимоотношений, позволяющее избегать конфликтных ситуаций;
• экономия средств, которые тратились на обеспечение бумажного документооборота (картриджи для принтера, канцелярские принадлежности и т. д.);
• сокращение трудозатрат подразделения Фронт-офиса, который вручную обеспечивал обмен документации между сотрудником и ЦОБ;
• увеличена скорость подписания документов работодателем, прозрачность процесса;
• сотрудник подает заявления по шаблонированной форме заявления, заполняя только необходимые поля. Достигнута систематизация и стандартизация процесса создания заявления, сотруднику не нужно придумывать текст или искать примеры составления;
• сотрудник видит всю историю своих документов, может самостоятельно получать доступ к ним в любое время.

Публикации о проекте

• Внедрение «1С:Кабинет сотрудника» в АО «Зарубежнефть»

Дополнительная информация к описанию проекта

Формула выбора проектов улучшений основана на соблюдении двух важнейших требований:

• Эффективность — получение максимального результата при минимальных затратах.
• Клиенториентированность — опережение ожиданий заказчика.

С целью повышения зрелости процессов в ходе внедрения большое внимание уделялось оптимизации контрольной среды:

• встроены проверки на размещение обязательных документов при формировании заявления работником;
• реализована связка 1С:ЗУП и 1С:КС для проверки условий и лимитов;
• осуществлена проверка на коллизии (несоответствия, пересечения);
• создан интерфейс администратора для оперативного контроля документооборота.

Примеры контролей:

• Контроль размещения подтверждающих документов;
• Контроль заполнения обязательных реквизитов;
• Проверка на соблюдение лимитов / условий (компенсация проезда, событийные
• Контроль подачи «задним числом»;
• Контроль пересечения событий;
• Блокировка ПФ и учетного документа после подписания;
• Контроль ошибок ввода (нарушение хронологии, наложение событий);
• Запрет на отправку инициирующего документа при нарушении регламентных сроков подачи;
• Контроль по признаку «военнообязанный» для отправки обязательных сведений;
• При предоставлении отпуска: контроль наличия отпуска не менее 14 к.д., не менее 1 рабочего дня в периоде, контроль предоставления отпуска авансом;
• Автозаполнение информации о замещающем из регистра 1С:ЗУП.

Результаты проекта

Внедрение Системы на базе «1С:Кабинет сотрудника» обеспечило:

• соответствие требованиям законодательства, т.к. переход на электронный кадровый документооборот предусмотрен трудовым законодательством (ФЗ-63, ТК РФ);
• интеграцию с экосистемой 1С, что позволяет перевести кадровые процессы в электронный формат внутри привычной среды без сложных доработок и перегрузки основной учётной системы.
• автоматизацию рутинных процессов — рассылку документов, сбор подписей и ознакомлений, контроль сроков через автоматические напоминания.

В результате внедрения КЭДО работа сотрудников ОЦО и Корпоративного центра в части взаимодействия сотрудников и кадровых служб происходит в электронном виде без использования бумажных носителей. При этом сохранены автоматизированные бизнес-процессы всех ранее действующих систем с реализацией обмена данными в рамках централизованной системы интеграции.

В ходе реализации проекта разработки и внедрения КЭДО были достигнуты следующие практические и важные результаты:

• придуманы и настроены реально работающие каналы поддержки:
  • обеспечена работа чата «быстрого реагирования»,
  • создан выделенный электронный ящик,
  • выделена специальная телефонная линия,
  • система персональных консультаций, доступная каждому сотруднику;
• обеспечена возможность получения решения по кадровым вопросам менее, чем за 1 минуту;
• создана библиотека знаний, содержащая более 200 страниц информационных материалов с подробной инструкцией;

Благодаря выполнению всех запланированных мероприятий удалось менее чем за 3 месяца перевести на КЭДО 94,5% сотрудников.

Достигнуто общее повышение производительности за счет исключения рутинных ручных операций и реализации автозаполнения системных форм, сокращения объема бумажного документооборота, в том числе:

• Сокращение времени всех участников процесса при оформлении кадровых событий свыше 70%;
• Экономия на печатных документах и расходных материалах для орг.техники на 20%;
• Экономия на логистике (почтовых расходах) на 15%;
• Снижение стоимости хранения документов на 20%.

Создание системы взаимодействия сотрудников и кадровых служб на основе электронного документооборота позволило высвободить 5% FTE от общей операционной численности персонала компании.

В русле государственной политики импортозамещения важным достижением явилось то, что внедрение КЭДО обеспечило полное соответствие требованиям по использованию отечественных IT решений.

Ещё один существенный экономический показатель — дисконтированный срок окупаемости проекта составляет 1,2 года.

Планами дальнейшего развития системы предусмотрено тиражирование внедренного решения на все многочисленные филиалы компании.

Внедренные программные продукты

Сервис 1С:Кабинет сотрудника:

• Зарплата и финансы
• Отпуска и отсутствия
• Документы и справки
• Личные данные и настройки
• Специализированные кабинеты
• Администрирование и настройка

Архитектура решения и масштаб проекта

Пилотный проект реализован в рамках подразделений — Объединенного центра обслуживания (ОЦО) и Корпоративного цента.

В ходе проекта была реализована автоматизация сквозных бизнес-процессов как основа КЭДО:

• автоматизированы цепочки шагов («нарядов»);
• принцип работы пользователей «одна роль — одна система»;
• работа исполнителей в едином интерфейсе («мои задачи»);
• доступ заявителей к системе подачи обращений круглосуточный, территориально не ограничен.

Внедрение КЭДО осуществлялось с соблюдением следующих принципов:

• внедрение в закрытом контуре,
• кастомизация решения в ходе внедрения,
• глубокая автоматизация контрольной среды,
• берем лучшее из новых релизов,
• используем собственные решения для адаптивности и масштабируемости разработки.

Благодаря соблюдению изначально установленных требований была отстроена адаптивная и защищенная система, обеспечившая реализацию функционала решения текущих кадровых вопросов сотрудников компании.

Процессы, переведенные на КЭДО:

• Все виды отпусков
  • сбор графика отпусков
  • основной и дополнительный отпуск по графику и вне графика
  • перенос и отзыв отпуска
  • отпуск по беременности и уходу за ребенком
  • отпуск без сохранения заработной платы
  • донорский отпуск
  • все виды отсутствий с сохранением заработка
• Перевод сотрудника
  • кадровое перемещение
  • постоянный и временный кадровый перевод по заявлению и по служебной записке на перевод
  • подписание дополнительных соглашений
  • учебный отпуск
• Изменение условий труда
  • оформление исполнения обязанностей
  • оформление совмещения должностей
  • оформление расширения зон обслуживания
• Оформление командировок
  • оформление командировки
  • оформление согласия на работу в выходной день в командировке
  • отзыв, отмена и перенос командировки
• Ознакомление с ЛНА
  • массовое и индивидуальное ознакомление с ЛНА
  • ознакомление с инструкциями
• Все виды справок, заявления, расчетные листки
  • ознакомление с расчетными листками
  • заказ справок
  • электронное заверение документов
  • подача работником заявлений в свободной форме

Подготовка организационного ландшафта включала следующие требования с целью обеспечения стабильности процессов, в т.ч. в переходный период:

• единые схемы бизнес-процессов;
• формализованные параметры взаимодействия;
• эталонные параметры производительности;
• метрики эффективности бизнес-процессов;
• мониторинг сроков и качества исполнения задач;
• единая система внутреннего контроля;
• мониторинг удовлетворенности заявителей.

Успешность внедрения КЭДО обеспечена созданием единого методологического контура, для чего были выполнены следующие действия:

• из форм приказов исключены необязательные реквизиты,
• разработаны единые формы документов-оснований,
• используются типовые положения и единые методики.

Таким образом, ещё до начала проекта была обеспечена методологическая готовность к внедрению КЭДО.

Из очевидных и измеримых итогов проекта можно выделить:

• Сокращение ручных операций в переведенных процессах на 70%.